La première fois que j'ai eu recours au publipostage avec Word, j'ai immédiatement été scotchée par sa puissance et par le nombre infini de ses possibilités d'utilisation.

Tout dernièrement, j'ai abordé ce thème avec une élève. Au bout de quelques minutes, celle-ci s'est souvenue d'une demande de création d'étiquettes qui lui avait un jour été adressée. Sa méconnaissance lui avait valu beaucoup de déception personnelle, car elle savait qu'il devait certainement y avoir un moyen d'y parvenir en utilisant les outils de bureautique.

Je vais ici donner un exemple de comment le publipostage m'a, pour ma part, sauvée d'une situation complexe.

C'était au début des années 2000. Je n'étais alors qu'une collaboratrice junior dans un service de ressources humaines à une époque où l'on recevait encore les candidatures par courrier postal.

La première fois que j'ai dû répondre à quelques 250 personnes, j'ai procédé comme beaucoup d'autres comme moi l'auraient fait : j'ai pris le modèle Word et modifié, à la main, ce qui devait être modifié. Et cela, 250 fois.

Lorsque mon supérieur m'a rendu la pile des lettres que j'avais imprimée, j'ai compris que je n'avais plus qu'à tout recommencer. Car les modifications manuelles m'avaient fait oublier de corriger certains éléments de la lettre, tels que les titres, la féminisation ou non de certains mots, etc.

J'ai alors pris conscience qu'il était temps pour moi de rebondir en mettant à profit ma capacité à résoudre des problèmes et mon potentiel créatif.

Ainsi, je me suis rendue dans Excel pour créer ma base de données, puis j'ai configuré mon tableau de manière à ce que les bons paragraphes apparaissent sur la lettre (par exemple : s'il y a eu un entretien, un deuxième entretien, si le dossier est conservé, etc…).

Le résultat ? Zéro faute. Pas parce que j'étais une "génie" de rédaction dans Word, mais parce que j'avais réalisé un automatisme qui avait, lui, fait le travail de tout mettre en place comme il le fallait. Et de me donner un sentiment d'accomplissement pour ce que j'étais parvenue à réaliser de manière autonome.

Ceci est un exemple d'usage du publipostage purement professionnel, mais qui peut très bien s'adapter à des besoins privés tels que la création de cartons d'invitation, des étiquettes, un envoi de masses de documents ou d'emails, etc.

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